GESTIÓN DE ENVÍO DE DOCUMENTOS
Nuestra solución para optimizar la gestión documental
Gestión integral del correo electrónico
Desde EMIRAL planteamos la solución óptima para su gestión de correos a terceros. Una solución que se adapta a las necesidades de nuestros clientes, facilitando su trabajo diario. Sacando todo el partido posible a nuestro ERP.
La solución se adapta a su negocio para simplificar la generación, el almacenamiento y el envío de notificaciones por correo electrónico de las transacciones con terceros. Todo desde la misma herramienta con la que gestiona el resto de su negocio, y ofreciendo la opción de reducir el número de correos electrónicos emitidos agrupando varios documentos por envío.
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¿Cuáles son los beneficios?
Optimiza
Mejora los tiempos de gestión, ahorrando en el proceso de gestión de correos con documentación a terceros, y automatizando nuestro sistema para sacarle el mayor rendimiento.
Simplifica
Simplifique la generación, el almacenamiento y el envío de notificaciones por correo electrónico de las transacciones con terceros. Todo desde la misma herramienta con la que gestiona el resto de su negocio.
Ayuda
Provee ayuda desde el momento de generación de la documentación hasta la recepción del acuse de lectura por parte de los destinatarios.
Reduce
Ofrece la opción de reducir el número de correos electrónicos emitidos agrupando varios documentos por envío.
Gestión de envío de documentos
Genera documentos en PDF, archivarlos y prepararlos para enviarlos por correo electrónico.
- Generación automática: a solución permite la configuración para trabajar con transacciones como facturas, albaranes o pedidos de compra. Posteriormente se genera la documentación asociada a la transacción.
- Gestión diferida: el flujo de trabajo del usuario es lo más importante para su productividad, por lo que la solución difiere en el tiempo la generación de documentos, hasta el momento en el que el usuario considere más adecuado.
Destinatarios de correos
Control sencillo y ágil de los destinatarios de los mensajes. Se puede definir qué destinatarios deben recibir cada correo.
- Tipo de documento: para cada tipo de documento pueden indicarse destinatarios.
- Cliente o proveedor: para cada cliente o proveedor pueden indicarse destinatarios para cada tipo de mensaje.
- Mensajes concretos: desde el propio pool de mensajes preparados para el envío se pueden cambiar los destinatarios si es necesario el “ajuste fino”.
Archivo Documental
La solución es configurable para archivar todos los documentos generados en el sistema de ficheros siguiendo la estructura más adecuada para su negocio.
Dispondrá de todos los documentos de facturas en directorios por cliente, año y mes, o cualquier otro criterio relevante.
La clasificación y archivo de documentos es una estructura orgánica y dinámica que simplifica la realización de copias de seguridad y el mantenimiento de documentos.
Opciones desarrolladas
- Adjuntar documentos
- Agrupar en un email
- Auto POOL
- Envío automático
- Impresora
- Acuse de lectura
- Acuse de recibo
- Certificado
- Múltiples cuentas de correo
- Plantillas personalizadas (Multi-idioma)
- Previsualización de envíos
Informes de uso
Aporta flexibilidad a la generación de informes. Puede obtener desde un informe general a un informe específico para observar y analizar la gestión de la comunicación de los departamentos de su empresa. Toda la información está almacenada para trabajar con ella en el nivel de granularidad que necesite.
Pool de Correos
- Centralizado: centralización de envíos de correos desde el ERP.
- Gestión documental: posibilidad de adjuntar más documentos a los propios que generaron el pool (facturas, pedidos, albaranes, etc.)
- Múltiples direcciones: añadir nuevos destinatarios al correo por defecto.
Plantillas personalizadas
Aspecto y funcionalidad adaptados a las necesidades de comunicación de su compañía.
- Contenido: solo tiene que diseñar el aspecto que desea. El sistema rellena el asunto y la información del cuerpo del mensaje.
- Idiomas: los mensajes de correo se envían en el idioma del cliente o proveedor, o si no está definido, en el idioma por defecto.
- Remitentes: la configuración remitentes distintos para cada tipo de documento.
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Como empresa especializada en servicios de consultoría y análisis de sistemas de gestión, en EMIRAL podemos ayudarte a adaptarte a estos cambios a través de nuestros servicios basados en soluciones solventes.
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