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Sage X3: El ERP adaptado a las empresas de alimentación y bebidas

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El sector de la alimentación y bebidas es uno de los más complejos debido a los riesgos que conlleva su actividad, como son la exigente normativa que tienen que cumplir, el manejo de productos con un ciclo de vida corto, la contaminación y la retirada de productos. Todos estos factores hacen que estas empresas estén a diario en el precipicio, pudiendo caer en cualquier momento en una crisis de reputación o enfrentarse a duras sanciones administrativas y penales.

El sector de la alimentación, junto con el de la salud son especialmente vulnerables al entorno, por eso es de suma importancia contar con herramientas que ayuden a minimizar los riesgos. Una de estas soluciones es el ERP Sage X3. Este software de gestión empresarial permite automatizar procesos, controlar todos los recursos que intervienen en la producción, la gestión inteligente de la caja para garantizar un margen que permita hacer frente a cualquier imprevisto y la mejora en la competitividad a través del canal online y de campañas de marketing y publicidad.

Los riesgos de las empresas de alimentación y bebidas

La contaminación es uno de los riesgos que ponen en crisis la reputación de las empresas de alimentación y bebidas. Los millennials son especialmente exigentes en cuanto a los productos que adquieren. Exigen responsabilidad social y un comportamiento ético. Esta exigencia obliga a los fabricantes a ser transparentes en cuanto a los productos que fabrican y cómo lo hacen. Al respecto, cada vez toma más fuerza la importancia de eliminar los plásticos y son muchas las ONGs que están denunciando estas prácticas. Por ejemplo, en marzo de 2020 la ONG Tearfund denunció a cuatro gigantes del sector de las bebidas (Coca-Cola, PepsiCo, Nestlé y Unilever) por la emisión de más de medio millón de toneladas de contaminación plástica, lo que equivale a cubrir 83 campos de fútbol cada día.

Junto con la contaminación, la aparición de alguna partida en mal estado es otro de los riesgos de este sector. A finales del año pasado, la  Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN) alertó sobre la presencia de la bacteria Listeria monocytogenes en elqueso rulo de cabra producido por la empresa JERMI y vendido en la cadena de supermercados Lidl. Otro ejemplo fue el escándalo que saltó en 2013 cuando la Unión Europea alertó que se estaba vendiendo carne de caballo, como si fuera de vaca, en una veintena de países. Una alarma de esta magnitud pone en riesgo a todo el sector, ante la desconfianza que se genera entre los consumidores.

El impacto de la COVID en el sector alimentario

La pandemia es otro de los desafíos a los que se enfrenta el sector. El informe presentado en junio de 2020 por la Federación Española de Industrias de Alimentación y Bebidas vaticinaba la pérdida entre 4.000 y 11.000 empleos directos y el cierre de 800 empresas, en su mayoría pymes. El cierre del canal HORECA y la paralización del turismo es lo que ha llevado a muchas de estas compañías a la quiebra, ya que en torno al 30% de su oferta se destina a la hostelería. Desde la Federación prevén una recuperación para 2022, pero mientras llega es esencial que las empresas se preparen para ser más competitivas, a través de la transformación digital del negocio.

Según un informe elaborado por Panorama Consulting Solutions acerca de los sistemas ERP y software empresarial solo el 12 % de los ejecutivos se mostraba «muy satisfecho» con su solución ERP actual, y al 59% de las empresas multinacionales les parecía una «carga». Muchas empresas descubren que las soluciones ERP que implantaron con gran esfuerzo económico no les aportan valor porque se han quedado anticuadas y no responden a las nuevas necesidades del mercado. Lo positivo de todo ello es que nos encontramos en un momento idóneo para buscar un partner tecnológico que implanten soluciones modernas, más rápidas de implementar, sencillas en su utilización y, sobre todo, actualizadas y escalables, pensadas para empresas que buscan crecer.

Qué es la trazabilidad y por qué es importante

Para abordar el concepto de trazabilidad acudimos a un informe elaborado por la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición, según el cual la trazabilidad es “la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo”.
Según el Codex Alimentarius:  “Trazabilidad es la capacidad para seguir el movimiento de un alimento a través de etapa(s) especificada(s) de la producción, transformación y distribución”.

Este término implica la necesidad de identificar cualquier producto dentro de la empresa, desde la adquisición de las materias primas o mercancías de entrada, pasando por las distintas etapas de producción, transformación y/o distribución, hasta el momento en que se realice la  entrega al siguiente eslabón en la cadena.

La trazabilidad aporta beneficios tanto para las empresas, como para los consumidores y para la administración.

Beneficios de la trazabilidad para las empresas

  •  Se consigue un nivel elevado de protección de la vida y la salud de las personas. Y por consiguiente, la empresa garantiza la calidad del producto y su certificación.
  • Proporciona información dentro de la empresa para facilitar el control de procesos y la gestión, por ejemplo, el control de stock.
  • Cuando surge algún problema alimenticio, facilita la localización, inmovilización y si es preciso, la retirada efectiva y selectiva de los alimentos.
  • Contribuye a la toma de decisiones respecto al destino de lotes de productos afectados.
  • Permite demostrar el origen de un problema, un aspecto que toma especial importancia a la hora de señalar a un responsable. De esta manera se puede demostrar la inocencia o culpabilidad ante un delito contra la salud pública; infracciones relativas a la calidad de los productos o la lealtad de una empresa con respecto a las transacciones comerciales.
  • Ayuda a afrontar las reclamaciones de los clientes al poder extraer información de cualquier punto de la cadena, desde la producción hasta la entrega al cliente. Localizado el problema, se tomarán las medidas oportunas con la máxima eficacia, rapidez y coordinación.
  • La trazabilidad promueve la seguridad comercial de los alimentos y, por lo tanto, contribuye a generar confianza en los consumidores.

La trazabilidad también tiene beneficios para el consumidor: la transparencia informativa a lo largo de la cadena agroalimentaria, desde el productor al consumidor, genera confianza. Por último, para la Administración el establecimiento de sistemas de trazabilidad permite depositar una mayor confianza en las empresas alimentarias facilitando las actividades de control oficial a lo largo de toda la cadena.

Por qué es importante disponer de un software actualizado

Como hemos adelantado, es importante disponer de un software ERP actualizado para el sector de alimentación y bebidas porque su implantación supone una importante inversión para la empresa. Si la compañía no crece no puede ser por culpa de un ERP cuya infraestructura se haya quedado obsoleta y sea incapaz de integrar nuevas funcionalidades necesarias para el negocio.

Garantizar un control en la calidad

El ERP tiene que ser capaz de predecir de una manera rápida posibles desviaciones o condiciones fuera del rango de tolerancia en el equipo o el nivel de productos, para evitar problemas de calidad. Esto se consigue a través de la integración de los sistemas de todas las aplicaciones empresariales.

Mantener la composición y el sabor de los productos

En este sector es importante mantener siempre la misma composición y sabor de los productos, pues es lo que esperan los consumidores y lo que se le exige a los fabricantes. Esto se consigue estandarizando los procesos.

Visibilidad de los datos y la actualización de los registros de forma automática

Como sucede en otros sectores, trabajar con datos obtenidos en tiempo real es vital para la toma de decisiones. Los sistemas ERP tienen que mantener los registros en una base de datos central que permita actualizar y automatizar la recopilación de datos de una manera rápida y sencilla. Con una documentación dinámica se consigue actualizar los registros de forma automática en caso, por ejemplo, de que se produzca un cambio en un proveedor o en un ingrediente.

Integrar el proceso de fabricación con el diseño del producto

En este sector es esencial contar con una solución ERP que permita integrar los procesos de fabricación con el diseño de productos. Esto supone una disminución en el número de procesos, que suelen tener un coste elevado, al requerir un equipo y controles personalizados para mantener unos niveles de calidad constantes.

Cumplimiento de la regulación

Como hemos indicado anteriormente estas empresas están sometidas a estrictos controles normativos, lo que obliga estar al día en cuanto al reglamento vigente. Las sanciones impuestas por las autoridades públicas son severas e incluyen embargos, retirada o destrucción de productos del mercado, multas e incluso cargos penales.

Para evitar problemas de cumplimiento normativo las empresas pueden:

  • Integrar el cumplimiento y la trazabilidad en sus procesos.
  • Implementar un repositorio central con las leyes y los reglamentos en vigor pertinentes, al que tengan acceso los empresarios, los órganos reguladores y los partners, para mantenerse al día de los cambios en la regulación.
  • Digitalizar los procesos de gestión de documentos para avanzar al mismo ritmo que la normativa y facilitar información puntual y unificada a los encargados de la toma de decisiones.
  • Implementar sistemas empresariales que sienten las bases para el control y la automatización de los procesos, además de garantizar su integración e interoperabilidad, para evitar silos de datos.
  • Mantener las herramientas de software actualizadas, para que puedan gestionar las exigencias de elaboración de informes que impone la regulación y garantizar el cumplimiento.

Cómo ayuda Sage X3 a la trazabilidad y la disminución del riesgo

Para minimizar al máximo el riesgo en la retirada de los productos y otros problemas de la cadena de suministro, las empresas de alimentación y bebidas tienen en Sage X3 la solución perfecta. Este software proporciona datos exactos y actualizados a tiempo real.

Con Sage X3 la gestión empresarial mejora en diversos aspectos:

  • Aplicar y cumplir rápidamente nuevas exigencias reglamentarias y conseguir que todos los equipos sigan actuando conforme a la normativa.
  • Obtener informes con datos útiles que se pueden emplear dentro de la empresa – y también para proveedores, clientes y órganos reguladores— procedentes de una única fuente de datos centralizada que incluye información de toda la cadena de distribución.
  • Identificar la causa principal de los defectos en los productos y el alcance de la contaminación en la cadena de suministro lo antes posible.
  • Comunicarse de manera efectiva con las partes interesadas y el resto de la cadena de suministro durante las retiradas de productos.
  • Sistematizar otras tareas para evitar retiradas de productos y mitigar sus consecuencias.
  • Mantener y ejecutar planes de gestión de crisis.

 

Fuente: Informe Trazabilidad en la industria de alimentación y bebidas, de Sage

Fuente: Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición

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