Nuevas validaciones en el SII. Qué cambia y cómo afecta a la versión actual

Apenas faltan dos meses para que entre en funcionamiento la nueva versión 1.1. del Suministro Inmediato de Información (SII) y para que las compañías que están obligadas a presentar el IVA a través de este sistema actualicen los softwares de gestión ERP. En concreto, a partir del 1 de enero de 2021 la nueva versión del SII 1.1. incluirá nuevas validaciones y errores. El objetivo con estas novedades, según indica la Agencia Tributaria, es mejorar la calidad de la información suministrada y hacer aún más eficientes las gestiones.

La comunicación acerca de estas nuevas validaciones se emitió el 30 de junio de 2020, y aunque las pruebas se iniciaron el pasado mes de octubre, no es hasta el 1 de enero del próximo año cuando entrarán en funcionamiento. Es importante conocer estas novedades porque requieren la actualización de los módulos de contabilidad de las empresas.

Las validaciones que a continuación se exponen a tres libros contables: el libro de registro de facturas emitidas (LRFE); el libro de registro de facturas recibidas (LRFR) y el libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias (venta de bienes en consigna, LRDOI).

Nuevas validaciones en el libro de registro de facturas emitidas

A continuación, exponemos las nuevas validaciones en el libro de registro de facturas emitidas.

Devolución en régimen de viajeros

• En los tipos de comunicación A4, A5 ó A6 no puede estar cumplimentado el bloque denominado Prestación de servicios.
• Cuando el tipo de comunicación sea A4, la fecha de expedición no puede ser posterior a 31.12.2018.
• Cuando el tipo de comunicación sea A4, la fecha de operación será obligatoria y posterior a la fecha de expedición.

Importe total

• Si el campo importe total está cumplimentado se validará que sea igual a: Ʃ (BI +Cuota repercutida + Cuota recargo equiv.) de todas las líneas de detalle del bloque Sujeta/No exenta + Ʃ (BI exenta) de todas las líneas de detalle del bloque “Sujeta/exenta” +  “Importe no sujeto art 7, 14, otros”  +  “Importe no sujeto por reglas de localización”.
• Se admitirá un error de ± 10 euros.
• Si no se cumple, mensaje de error.
• No se aplicará cuando la clave de régimen sea 03,05,06 o 09.
• No se aplicará cuando haya habido un acuerdo de facturación

Facturas simplificadas

• Desglose de cuota repercutida:
  • Cuando el tipo de factura sea F2, F4 ó F5, el campo de cuota repercutida deberá ser igual a la base imponible por el tipo (se admitirá un margen de ±   10 euros).
• Importe no superior a 3.000 euros (Art. 4.2 Reglamento de facturación):
  • Cuando el tipo de factura sea F2 Ʃ (BI +Cuota) de todas las líneas de detalle del bloque Sujeta/No exenta + Ʃ (BI exenta) de todas las   líneas de detalle del bloque “Sujeta/Exenta” + “Importe no sujeto   art 7, 14, otros” + “Importe no sujeto por reglas de localización” no   podrá ser superior a 3000 euros (se admitirá un margen de ±   10 euros).

Concurso de acreedores y créditos total o parcialmente incobrables

• Cuando el tipo de factura sea R2 ó R3, se validará lo siguiente:
  • Desglose: sólo se permitirá el desglose a nivel de factura y contraparte tiene que estar identificado mediante NIF.

Bloque de identificación de contraparte (I) 

• Si el tipo de factura es F2, F4 y R5, el bloque de identificación de la contraparte no puede estar cumplimentado. En caso contrario se rechazará el registro.
• Si el importe transmisión sujeto a IVA está cumplimentado, el tipo de factura tiene que ser F1, F3, R1, R2, R3 y R4.

Bloque de identificación de contraparte (II) 

• Entregas intracomunitarias de bienes. Identificación de la contraparte.
  • Cuando la contraparte se identifique a través del bloque `IDOtros` y el tipo de identificación sea 02 se validará que el campo identificador se ajuste a la estructura de NIF-IVA de alguno de los EM.
  • Cuando la contraparte se identifique a través del bloque `IDOtros` y el tipo de identificación sea 02 se validará que tipo de factura sea F1, R1, R2, R3 ó R4.

Bloque de identificación de contraparte (III) 

• Inversión del sujeto pasivo (S2 y S3). Identificación de la contraparte.
  • Cuando se indique S2 ó S3, la contraparte tiene que estar identificada mediante NIF.
  • Cuando se indique S2, el tipo de factura solo puede ser F1, R1, R2,R3 y R4.
  • Cuando se indique S3, el tipo de factura solo puede ser F1, R1,R2,R3 y R4.

Bloque de identificación de contraparte (IV) 

• Recargo de equivalencia.
  • Cuando el campo `cuota recargo de equivalencia´ esté cumplimentado, la contraparte tiene que estar identificada mediante NIF y que sea válido. (En particular no se admitirá 07 no censado).

Fecha de expedición y periodo de liquidación

• La fecha de expedición no podrá ser anterior a la fecha de operación. Esta validación no se aplicará cuando alguna de las claves de régimen especial sea 14 ó 15 o tipo de comunicación A4.
• El ejercicio y el período deben coincidir con el ejercicio y el período de la fecha de operación. Esta validación no se aplicará si el tipo de factura es R1,R2,R3, R5 ni en el caso de R4 negativas. Tampoco se aplicará a las facturas F1 que se emitan para la rectificación de facturas por sustitución, opción 2 de la FAQ 2.8.
• En defecto de fecha de operación, el ejercicio y el período deben coincidir con el ejercicio y el período de la fecha de expedición. Esta validación no se aplicará si el tipo de factura es R1, R2,R3, R5 ni en el caso de R4 negativas.

Régimen especial de bienes usados

• Cuando se marque un solo régimen especial y este sea 03, el bloque ´no sujeta’ no puede estar cumplimentado.
• Cuando se marque un solo régimen especial y este sea 03, dentro del bloque ‘Sujeta/No exenta’ solo puede indicarse S1.

Régimen especial oro de inversión

• Cuando clave de régimen especial sea 04 no podrá cumplimentarse el bloque `no sujeta’.
• Cuando clave de régimen especial sea 04 no podrá indicarse.
• S1 ni S3 del bloque ‘sujeta/no exenta’.

Régimen especial grupo de entidades

• El campo ‘base imponible a coste’ no puede estar cumplimentado si ninguna de las claves de régimen es 06.
• Si alguna de las claves de régimen es 06, el tipo de factura tiene que ser distinto de F2, F3, F4, R5.

Régimen especial criterio de caja

• Cuando solo se marque un régimen especial y sea igual a 07, el bloque no sujeta no puede estar cumplimentado.
• Cuando solo se marque un solo régimen especial y sea igual a 07, no se podrá indicar S2 ni S3 del bloque Sujeta/no exenta.
• Cuando sólo se marque un régimen especial y sea igual a 07, no se podrán utilizar las claves de exención E2, E3, E4 y E5 del bloque exenta.

Operaciones sujetas a IGIC/IPSI

• Cuando se indique una clave de régimen especial y sea igual a 08, sólo podrá cumplimentarse el bloque ‘no sujeta’ por reglas de localización.

Cobros por cuenta de terceros

• Cuando clave de régimen sea 10, el tipo de factura tiene que ser F1.
• Cuando clave de régimen sea 10, la contraparte tiene que estar identificada mediante NIF. (En particular se rechazará la clave 07- No censado).
• Cuando clave de régimen sea 10, sólo podrá cumplimentarse el bloque ‘no sujeta por art 7, 14’.

Arrendamiento local de negocios

• Cuando se indique un solo régimen y sea 11, 12 ó 13 únicamente se admitirá el Tipo del 21%.

Iva pendiente de devengo AAPP

• Cuando se marque un solo régimen y sea 14, la contraparte tiene que estar identificada mediante NIF que comience por P, Q,S ó V.
• Cuando se marque un solo régimen y sea 14, el tipo de factura tiene que ser F1, R1, R2, R3 ó R4.
• Cuando se marque un solo régimen y sea 14, la fecha de operación será obligatoria y posterior a fecha de expedición.
• Cuando se marque un solo régimen y sea 14, el bloque exento no podrá estar cumplimentado.

Facturas anteriores a la inclusión en el SII

• Primer semestre de 2017 y facturas anteriores a la inclusión en el SII. Clave 16.
  • No se podrá utilizar la clave 16 si para el periodo indicado el contribuyente está incluido en el SII.

Bloque Sujeta/no exenta (I)

• Recargo de equivalencia
  • Si el tipo impositivo es 21 % sólo se admitirán como tipo de recargo el 5,2 ó 1,75.
  • Si el tipo impositivo es 10 % sólo se admitirá como tipo de recargo el 1,4.
  • Si el tipo impositivo es 4 % sólo se admitirá como tipo de recargo el 0,5. En caso contrario, mensaje de rechazo.

Bloque Sujeta/no exenta (II)

• Inversión del sujeto pasivo. S2 y S3.
  • Sólo se podrá indicar S2 ó S3 cuando alguna de las claves de régimen especial sea 01, 04, 05, 06, 07 ó 12.

Bloque Exenta (I)      

• Claves de exención E2 y E3.
  • Si sólo se marca una clave de régimen especial y es igual a 01, no pueden utilizarse las claves de exención E2, E3.

Bloque Exenta (II)

• Entregas intracomunitarias. Clave de exención E5.
  • La clave de exención E5 no puede utilizarse dentro del bloque ‘prestación de servicios’.
  • Cuando se indique E5, la contraparte tiene que estar identificada a través del bloque ‘IDOtros’ con el tipo de identificación 02.

Nuevas validaciones Libro registro de facturas recibidas

Importe total

• Si el campo ‘importe total’ está cumplimentado se validará que sea igual a: Ʃ (BI +Cuota soportada+ Cuota recargo eq. + Importe compensación) de todas las líneas de detalle del bloque ‘desglose’  +   Ʃ (BI +Cuota soportada+ Cuota recargo eq. de todas las líneas de   detalle del bloque ‘desglose de inversión del sujeto pasivo’.
• Se admitirá un margen de error de +/- 10 euros.
• Si no se cumple, mensaje de error.
• No se aplicará si clave de régimen es 03,05,06.

Facturas simplificadas

• Cuando el tipo de factura sea F2 ó R5 el campo ‘importe total’ no podrá ser superior a 3.000. (se admitirá + 10 euros de margen de error).
• Cuando el tipo de factura sea F2 ó R5 y no esté cumplimentado el campo importe total, Ʃ (BI +Cuota soportada) de todas las líneas de detalle no puede ser superior a 3.000. (se admitirá + 10 euros de margen de error).
• Cuando el tipo de factura sea F4, el sumatorio del campo ‘base imponible’ no puede ser superior a 6.000. (se admitirá + 10 euros de margen de error).

Fecha de expedición y período de liquidación

• La fecha de expedición no puede ser posterior a la fecha del sistema.
• El período de liquidación no puede ser anterior al período correspondiente a la fecha de expedición.

Compensaciones agrícolas

• Cuando la clave de régimen sea 02, la contraparte tiene que estar identificada mediante NIF.
• Cuando la clave de régimen sea 02, el campo ‘importe compensación’ tiene que estar cumplimentado.

Régimen especial grupo de entidades

• El campo base imponible a coste no puede estar cumplimentado si ninguna de las claves del régimen es 06.
• Si alguna de las claves del régimen es 06 el tipo de factura solo puede ser F1, R1, R2, R3 ó R4.

Régimen especial criterio de caja

• Si sólo existe una clave de régimen y es 07 el bloque ‘desglose de inversión del sujeto pasivo’ no puede estar cumplimentado.

IGIC/IPSI

• Cuando sólo se marque una clave de régimen y sea 08, el bloque ‘desglose de inversión del sujeto pasivo’ no puede estar cumplimentado.
• Cuando sólo se marque una clave de régimen y sea 08, dentro del bloque ‘desglose’ sólo puede estar cumplimentado el campo base imponible.
• Cuando sólo se marque una clave de régimen y sea 08, el campo ‘cuota Deducible’ tiene que ser 0.

Adquisiciones intracomunitarias de bienes

• Cuando la clave de régimen especial sea 09 el bloque ‘desglose de inversión del sujeto pasivo’ no puede estar cumplimentado.
• Cuando la clave de régimen especial sea 09, tipo de factura solo puede ser F1, R1, R2, R3, R4.
• Cuando la clave de régimen especial sea 09, la contraparte tiene que estar identificada con NIF-IVA. (tipo de identificación solo puede ser 02).
• Cuando la clave de régimen especial sea 09, se validará que el campo ‘identificador’ se ajuste a la estructura de NIF-IVA de alguno de los EM.

Facturas anteriores a la inclusión en el SII

• No se podrá utilizar la clave 14 si para el periodo (primer semestre de 2017 y facturas anteriores a la inclusión en el SII. Clave 14) el contribuyente está incluido en el SII.

Importaciones

• Cuando el tipo de factura sea F5 ó LC clave de régimen solo puede ser 01, 04, 05 ó 08.
• Cuando el tipo de factura sea F5 ó LC el bloque ‘desglose de inversión del sujeto pasivo’ no puede estar cumplimentado.

Cuota deducible

• Si el campo ‘cuota recargo equiv.’ está cumplimentado, el campo ‘cuota deducible’ tiene que ser cero.
• Si el tipo de identificación es 03, 04, 05 ó 06 el campo ‘cuota deducible’ sólo puede ser 0. No se aplicará si el bloque ‘desglose inversión del sujeto pasivo’ está cumplimentado.

Bien de inversión

• Cumplimentación opcional.
• Si clave de régimen = 02, bien de inversión no puede ser ‘SI’.
• Si sólo existe una clave de régimen y es 08, bien de inversión no puede ser ‘SI’.

Deducción en periodo posterior

• Nuevo campo “deducir en periodo posterior”.
  • Si los campos ‘ejercicio de deducción’ y ‘período de deducción’ están cumplimentados, el campo ‘deducir en periodo posterior’ tiene que ser ‘Si’.

Deducción y ejercicio de deducción

• Nuevos campos “ejercicio” y “periodo de deducción”.

Nuevas validaciones Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias (bienes en consigna)

Bienes en consigna. Titular

• Bloque de cumplimentación obligatoria.
• El NIF asociado al titular del libro tiene que estar identificado.
• El NIF del representante del titular del libro de registro, si se incluye, debe estar identificado.
• Si el NIF del Titular del Libro de Registro es de un menor (empieza por K) el campo ‘NIF Representante’ es obligatorio y distinto del NIF del titular.

Bienes en consigna. Bloque ID registro declarado

• Bloque de cumplimentación obligatoria.
• Se compone de tres campos: Ejercicio, Período e IdRegistro.
• El campo ‘IdRegistro’ es el número asignado por el contribuyente a cada registro enviado. Debe identificar de manera unívoca cada registro. (Ej: 2020-01, 2020-02, 2020-03)
• XX-XXXX ≥ 03-2020. (Fecha de entrada en vigor de las ventas en consigna. En 2021 podrían registrarse operaciones relacionadas con envíos/recepciones de 2020).

Bienes en consigna. Bloque contraparte

• Bloque de cumplimentación obligatoria si Tipo de operación = 01 ó 09.
• Bloque sin cumplimentar si Tipo de operación ≠ 01 ó 09.
• Sólo se permitirá identificación a través de NIF-IVA.
• Se validará que el campo identificador se ajuste a la estructura de NIF-IVA de alguno de los EM.

Bienes en consigna. Bloque sustituto destinatario inicial

• Bloque obligatorio si el tipo de operación= 02.
• Bloque sin cumplimentar si el tipo de operación≠ 02.
• Sólo se permitirá identificación a través de NIF-IVA.
• Se validará que el campo identificador se ajuste a la estructura de NIF-IVA de alguno de los EM.

Bienes en consigna. Bloque depósito

• Bloque obligatorio Si el tipo de operación=01.
• Si el bloque depositario está cumplimentado, tiene que ser distinto del identificado en el bloque Contraparte. (sólo NIF-IVA)
• Si el tipo de operación=01, el campo Dirección almacén tiene que estar cumplimentado. En caso contrario mensaje de rechazo.

Bienes en consigna. Bloque información expedición / recepción

• Bloque obligatorio si el tipo de operación= 01 ó 02 ó 09.
• Si el tipo de operación=01: todos los campos del bloque información expedición recepción son de cumplimentación obligatoria, excepto el campo fecha de sustitución.
• Si el tipo de operación=02, sólo son de cumplimentación obligatoria los campos descripción, cantidad y fecha de sustitución.
• Si el tipo de operación=09, sólo son de cumplimentación obligatoria los campos descripción y cantidad.
• El campo fecha sustitución no puede estar cumplimentado si clave de operación es distinta de 02. En caso contrario mensaje de rechazo.

Bienes de consigna. Bloque IDRegistro Inicial

• Obligatorio si el tipo de operación≠ 01 ó 09.
• Se validará que IdRegistroExpInicial coincide con algún IdRegistroDeclarado del titular ya existente en el sistema.

Bienes en consigna. Bloque destino final

• Bloque obligatorio si Tipo de operación≠ 01 ó 02 ó 09.
• Descripción: obligatorio si Tipo de operación≠ 01 ó 02 ó 09.
• Cantidad: obligatorio si Tipo de operación≠ 01 ó 02 ó 09.
• Fecha operación: obligatorio si Tipo de operación≠ 01 ó 02 ó 09.
• Bloque destinatario final: obligatorio si Tipo de operación= 03 ó 04. (solo se admitirá NIF-IVA).
• BI/valor: obligatorio si Tipo de operación≠ 01 ó 02 ó 09.
• Precio unitario: obligatorio si Tipo de operación≠ 01 ó 02 ó 07 ó 09.

Bienes en consigna. Acuerdo de facturación y entidad sucedida

• Registro Acuerdo Facturación.
  • Debe existir el número de registro.
• Entidad sucedida.
  • El NIF debe estar identificado.

Si todavía no estás familiarizado con este sistema de llevanza de los libros registro del IVA, resolvemos las principales dudas que puedan surgirte.

¿Qué es el SII?

El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema implantado por la Agencia Tributaria con la finalidad de modernizar e impulsar los medios electrónicos en materia de tributación del IVA. De esta manera se trata de prevenir también el fraude fiscal ya que la Agencia Tributaria obtendrá la información de transacciones casi a tiempo real.

El SII consiste en el suministro electrónico de los registros de facturación (emitidos y recibidos), integrantes de los Libros Registro del IVA. Para ello, deben remitirse a la AEAT los detalles sobre la facturación por vía electrónica (mediante servicios web basados en el intercambio de mensajes XML, o en su caso, mediante la utilización de un formulario web), con cuya información se irán configurando, prácticamente en tiempo real, los distintos Libros Registro.

Esta obligación tributaria implica la llevanza electrónica de los siguientes libros:

• Libro Registro de Facturas Expedidas.
• Libro Registro de Facturas Recibidas.
• Libro Registro de Bienes de Inversión.
• Libro Registro de Operaciones Intracomunitarias.
• Libro Registro de Importes en Metálico.

¿Quién está obligado a tener este sistema de gestión electrónica del IVA?

Desde el 1 de julio de 2017, este sistema de gestión del IVA es de obligado cumplimiento para las empresas cuya facturación supere los 6 millones de euros; estén inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) o estén acogidas al Régimen Especial de Grupos de IVA (REGE). Las comunidades de Navarra, Bizkaia, Guipúzcoa y Álava se incorporaron en esta normativa a comienzos de 2018.

Además de las que están obligadas, cualquier empresa puede acogerse de manera voluntaria a este nuevo sistema para mejorar la comunicación en esta materia con la Agencia Tributaria. Al finalizar el año, este grupo puede renunciar a este sistema.

Cuál es el procedimiento de registro de la facturación

Las empresas obligadas a presentar los libros registro a través de la sede electrónica de la AEAT deberán enviar el detalle de las facturas emitidas y recibidas después de cada facturación.

En concreto, la información relativa a las facturas emitidas debe enviarse a la AEAT en el plazo de cuatro días laborales; y siempre antes del día 16 del mes siguiente.

Por su parte, las facturas recibidas deben remitirse en los 4 días laborales siguientes a la fecha en que se produzca el registro contable, y como ocurre con las facturas expedidas, antes del día 16 del mes siguiente.

Cómo podemos ayudarte con nuestras soluciones

En Emiral tenemos una amplia experiencia en implantar soluciones para realizar los trámites exigidos por la Agencia Tributaria. Y ya estamos preparados para implementar las nuevas validaciones en el Suministro Inmediato de Información (SII), siempre de manera personalizada y garantizando la máxima protección de los datos.

Nuestro equipo de expertos en procesos administrativos y presentación de impuestos adaptan la solución adecuada al volumen de información que requiere cada negocio. De esta manera, garantizamos que nuestros clientes adapten su facturación a la nueva normativa, de una manera sencilla, rápida y centralizada.

Un aspecto para destacar es la confidencialidad garantizada de la información, de modo que las comunicaciones con la AEAT se efectúan a través de certificados HTTPS y certificados.

Así es como implantamos nuestra solución a medida en tres pasos; para que las empresas que están obligadas, o aquellas que se han acogido a este procedimiento electrónico de manera voluntaria, puedan realizar de manera ágil y segura los trámites exigidos por la Agencia Tributaria Española y por la Diputación Foral de Gipuzkoa.

Fuente: Agencia Tributaria