En el día a día de muchas empresas, la gestión de pedidos de venta es un proceso constante y repetitivo: llegan correos con solicitudes, se revisa el inventario, se preparan cotizaciones, se negocian cambios, y, finalmente, se genera el pedido. Todo esto requiere tiempo, atención y un seguimiento preciso que muchas veces consume recursos clave del equipo comercial.
Con la llegada del Sales Order Agent en Business Central, Microsoft da un paso adelante hacia una nueva forma de trabajar, donde la inteligencia artificial no reemplaza, sino que potencia a los equipos.
Este agente está diseñado para encargarse de todo el flujo de solicitudes de venta recibidas por correo electrónico, desde la recepción del mensaje hasta la conversión final en un pedido, todo dentro de Business Central y bajo supervisión humana.
¿Cómo funciona el Sales Order Agent?
El agente sigue un proceso estructurado que cubre de principio a fin la gestión de pedidos de venta. Aquí te lo resumimos paso a paso:
- Recepción de solicitudes
El agente monitoriza una bandeja de entrada de correo electrónico específica configurada en Business Central. Cada vez que llega un correo con una posible solicitud de venta, lo detecta automáticamente. - Análisis del contenido del correo
Utilizando inteligencia artificial, el agente identifica los productos, cantidades, fechas de entrega y demás detalles clave del pedido. Si faltan datos importantes, responde al cliente directamente por email para solicitarlos. - Verificación del inventario
Comprueba si los productos están disponibles en stock, ayudando a dar una respuesta realista y precisa al cliente. - Generación de la cotización
Una vez recopilada toda la información, crea una cotización en PDF que incluye todos los detalles necesarios: productos, precios, unidades, impuestos y fechas estimadas de entrega. - Envío al cliente
El agente envía la propuesta directamente al cliente por correo electrónico. Si el cliente aprueba la cotización, el agente convierte automáticamente el documento en un pedido de venta dentro de Business Central. - Supervisión humana y trazabilidad
Aunque el agente automatiza el flujo, hay momentos en los que requiere intervención humana: por ejemplo, para validar correos salientes o revisar solicitudes inusuales. Todo el proceso queda documentado y se puede revisar desde una línea de tiempo dentro del sistema.
Transparencia y control: claves del diseño
Una de las fortalezas del Sales Order Agent es su enfoque en la transparencia. Cada acción que realiza queda registrada en una línea de tiempo accesible para los usuarios, mostrando tanto los pasos que siguió como las decisiones que tomó. Además, Business Central ofrece notificaciones dentro del entorno cuando el agente necesita apoyo o requiere una revisión, manteniendo al usuario final siempre en el centro del proceso.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de esta funcionalidad?
Este agente es especialmente útil para compañías que gestionan muchos pedidos por email y desean mejorar su eficiencia sin perder control sobre el proceso. Automatizar este tipo de tareas libera tiempo al equipo comercial, reduce errores manuales y permite enfocarse en acciones más estratégicas.
¿Está ya disponible en España?
Aquí viene la parte menos entusiasta: todavía no está disponible en nuestro país. El Sales Order Agent funciona, por ahora, únicamente en inglés y en regiones como EE. UU, Reino Unido, Canadá o Australia. Sin embargo, es solo cuestión de tiempo. La tecnología ya está lista, y las ganas que tenemos de verla en acción en España no pueden ser mayores.
Consideraciones y limitaciones actuales
Aunque es una funcionalidad muy prometedora, aún tiene margen de mejora. Por ejemplo, no procesa archivos adjuntos ni trabaja con documentos como facturas o abonos. Solo puede gestionar entidades ya registradas (clientes, productos, etc.), y siempre requiere revisión humana antes de enviar una cotización. También hay que tener en cuenta que no está preparada para gestionar descuentos personalizados o precios especiales por email.
A pesar de todo esto, el Sales Order Agent representa una muestra clara de lo que nos espera: soluciones inteligentes que se integran de forma nativa en nuestros ERPs y que están pensadas para acompañar, y no reemplazar, a las personas.
Un paso más hacia el futuro
La automatización inteligente ya no es una promesa. Está llegando, poco a poco, a las herramientas que usamos cada día y aunque en España aún tengamos que esperar, este nuevo agente en Business Central es una señal clara de hacia dónde vamos.
¿Te imaginas un futuro donde tu equipo comercial pueda dedicarse más a cerrar ventas y menos a tareas repetitivas? Ese futuro está cada vez más cerca.
