La centralización de datos, el reto que suponen y sus beneficios

Actualmente, uno de los retos de las empresas es la centralización de datos debido principalmente a que:

  • La nube ha impulsado tecnológicamente la centralización de datos
  • Los datos pueden, al estar dispersos, ser un arma de doble filo

La digitalización tiene consecuencias, una de las más importantes es que esos datos pueden emplearse en diferentes departamentos sin protocolos especiales ni necesidad de compartirse físicamente, todo gracias a la centralización de datos.

Atrás queda el tiempo en el que los distintos equipos implicados en un proyecto necesitaban de intercambio de documentos y soportes físicos de datos. Hoy en día, la tendencia es que todos pueden compartir los datos con todos, aunque posean diferentes permisos.

Los datos dispersos, un problema

La tentación de aplicar datos y las técnicas mas novedosas para trabajar con ellos para solucionar problemas concretos en una empresa. Se podría mejorar notablemente áreas determinadas basándonos en la evidencia objetiva.

Cada departamento, sin embargo, cuando cada departamento tiene un proceso y técnicas propias en materia de datos, nos enfrentamos a varios problemas:

  • Mientras que un área puede incrementar mucho su crecimiento, puede que las demás no sigan el ritmo. Un ejemplo de ello es saber como vender sin saber como producir.
  • Como todos los datos están en un solo lugar, ello hace que sean mas vulnerables a ciberataques y a problemas de protección de datos. Sin una estrategia que involucre todos los departamentos, un fallo en cualquier sitio podría poner en peligro a toda la empresa.
  • También pueden producirse problemas de incentivos. Los departamentos pueden tener datos que solo se entiendan dentro de su entorno. Eso puede hacer que falte información necesaria para otros departamentos, pero que aparezcan errores cometidos por la parte humana del equipo
  • Todo esto puede generar falta de coordinación, ineficiencias, ya que nada garantiza que los procesos no sean redundantes
  • Pérdida de perspectiva, ya que centrarse en áreas concretas puede que no tengamos en cuenta el efecto de las decisiones aisladas por sobre el conjunto de la empresa

¿Que supone la centralización de datos?

Con la centralización, lo que se intenta es que los usuarios de la empresa tengan un mismo sitio de referencia al que poder acudir. Normalmente se puede hacer a través de la computación en la nube. Por ejemplo, a través de soluciones que permitan la gestión de los datos de distintos departamentos y que, además, sean modulares para poder añadir las funcionalidades que se necesiten.

La gestión de la información se realiza en toda la empresa y en todas sus fases, desde el análisis al control del sistema, pasando por el diseño, implantación y mantenimiento.

Podemos optar, además, por un cierto grado de personalización en cada fase, variable dependiendo de las necesidades y el coste que podamos asumir.

¿Por qué optar por la centralización de datos?

La centralización de datos aporta muchas ventajas:

  • Fortalece la organización. Los datos iluminan también cómo pueden afectar a todos los departamentos cada cambio del entorno.
  • Mayor transparencia. La información es más accesible a toda la empresa.
  • Menor dependencia de lugares físicos. La información no tiene que viajar de un lado a otro, sino que está disponible en todos los departamentos a la vez. Si está además en la nube, se podrá acceder desde cualquier lugar con internet.
  • Más colaboración. Los formatos en los que se maneja la información tienden a ser más inclusivos, de forma que sea más accesible por trabajadores ajenos al departamento en el que esos datos concretos están habitualmente.

¿Como se centralizan los datos?

Suele tener varias paradas:

  • Digitalización de datos. Cuando es complicado centralizar los datos en papel ya que cuando alguien los necesite habría que solicitar una copia. Tiempos de respuesta largos y métodos para garantizar la actualización de soportes de datos
  • Análisis. Hay que conocer los objetivos a conseguir, las herramientas a utilizar, los protocolos de acceso, las medidas de seguridad a implementar, etc.
  • Diseño. Todo ese análisis hay que trasladarlo a un proyecto para gestionar los datos.
  • Implantación. Es la etapa de puesta en marcha de los procesos.
  • Mantenimiento. Trabajo orientados que los datos, sus protocolos y los equipos que van a usarlos estén en las condiciones adecuadas.
  • Control. Hay que estudiar si se cumple lo previsto y proponer medidas en caso de desvíos.

Centralizar datos puede no ser siempre sencillo, pero es un reto que robustece a la empresa y la pone en disposición de gestionarse de una forma mucho más coordinada y eficiente.

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