Como hemos visto en el blog anterior, Invoice capture es una solución muy útil para poder automatizar y optimizar la recepción de facturas de proveedor. Una vez lo tenemos instalado y configurado en el sistema, vamos a revisar como podemos usarlo de forma sencilla.
En primer lugar, profundizaremos en su menú, donde encontraremos principalmente el Dashboard, captured invoices y Received invoices. 
- Dashboard: Tendremos una visión general de las últimas facturas, por defecto, de los últimos 30 días. También podemos filtrar por 60 y 90 días. Entre la información relevante que podremos comprobar, se encuentran las facturas según su estado, por volumen, por vendor, por excepciones y por pendientes.
Algo muy positivo es que podemos crear nuestro propio Dashboard según nuestras necesidades. Solo habrá que hacer click en New> Dynamics 365 Dashboard.
- Captured invoices: Aquí encontraremos todas las facturas que han sido capturadas. Pueden pasar por los siguientes estados:
Desde este menú, por ejemplo, podremos verificar si tienen errores antes de enviarlas a Dynamics 365.
- Received Files: Visualizaremos todas las facturas recibidas, tanto si las hemos subido manualmente desde invoice capture, como si las recibimos por correo electrónico, OneDrive o SharePoint.
* Como inciso, destacamos que para poder configurar las formas en las que recibimos las facturas, tendremos que ir a Setup System>Manage Channels>New Channel y seleccionar la opción que necesitamos.
Los estados que pasarán las facturas en el apartado Received files serán:
Una vez que se procesen, pasarán directamente al otro apartado de Captured invoices.
Ejemplo práctico
En este ejemplo, subiremos la factura de forma manual en invoice capture. Para ello, haremos click en Upload files, dentro del menú de Received files. Seleccionamos la factura y la subimos.
Ahora nos saldrá en el menú de Received files y pasará por varios estados, tal y como hemos comentado en el apartado anterior. Después, pasará directamente al apartado de Captured invoices, también con el estado “In processing” y más tarde “Captured”.
Una vez capturada, entraremos en la factura y podremos comprobar que todos los campos se han mapeado correctamente. Si esto es así, podemos hacer click en “Transfer Invoice”.
El estado de la factura cambiará a Transferred.
Si entramos en Dynamics y accedemos a la ruta Proveedores> Facturas> Diario de facturas, encontraremos la factura que acabamos de transferir.
Podemos comprobar que los detalles de la misma son los que hemos comprobado en la solución de Invoice Capture.
Si no existen errores las facturas, se pueden transferir automáticamente a Dynamics, sin validarlas una a una. Esto reducirá significativamente el trabajo manual y minimizará los errores humanos. Podemos visualizar las facturas enviadas a Dynamics si filtramos por las facturas transferidas en el apartado de Captured Invoices.
Vamos a comprobar cómo se procedería en caso de que exista algún error en la factura.
En esta factura de ejemplo, en el apartado derecho de “Messages” nos indica que hay un error.
Podemos desplegar y pulsar sobre él para obtener más detalles.
En este caso, no ha reconocido la empresa. Suele ser un error habitual cuando comenzamos a utilizar Invoice Capture porque es una solución que necesita aprendizaje y va mejorando según recibe más facturas.
En la barra de herramientas superior, podemos hacer click en Start review. Desde aquí podremos mapear los campos manualmente. El estado cambiará a “In review”.
Una vez realizada la revisión, haríamos click en complete review y finalmente, transfer invoice. La factura se habrá enviado a D365 F&O.
No podíamos finalizar el blog sin señalar una de las grandes novedades en las que Microsoft trabaja en la mayoría de sus soluciones, Copilot. Podemos encontrarlo en Invoice Capture y servirá de asistente para ayudarnos en todo lo relacionado con la herramienta.
