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Por qué elegir Microsoft Dynamics 365 Business Central para Pymes

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Aunque el confinamiento ha impulsado la digitalización de muchos negocios, lo cierto es que la transformación digital sigue siendo una asignatura pendiente para un alto porcentaje de pequeñas y medianas empresas. Los motivos principales son dos: por un lado, el temor a enfrentarse a lo desconocido y, en segundo lugar, el desembolso económico que supone emprender el proceso de transformación digital. Este segundo motivo es el que ha llevado al Gobierno a anunciar la puesta en marcha del Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025, con el objetivo de incentivar la digitalización en el sector empresarial.

En concreto, se invertirán 4.656 millones de euros para las pymes que desarrollan su actividad en el turismo, la industria y el comercio electrónico. Esta iniciativa será un aliciente para aquellas compañías que cuentan entre sus propósitos con la automatización de los procesos, con el fin de mejorar la productividad, reducir costes y convertirse en un negocio altamente competitivo.

La transformación digital con Microsoft Dynamics 365 Business Central

Lo primero que conviene aclarar es que el proceso de digitalización no implica pasar de nada a todo, sino que es un proceso paulatino. En el mercado existen distintas soluciones de gestión empresarial para satisfacer las necesidades específicas de cada negocio. Lo esencial es encontrar el software adecuado.

Para las pequeñas y medianas empresas, Microsoft Dynamics 365 Business Central (anteriormente conocido como Microsoft Dynamics Navision) es una solución que ofrece una alta flexibilidad para adaptarse a los cambios y para afrontar el crecimiento.

Cuáles son las funcionalidades de Dynamics 365

Este ERP incluye funcionalidades que abarcan todos los departamentos de la empresa, lo que permite una planificación integral de los  recursos empresariales: finanzas, gestión del personal, fabricación, cadena de suministros, atención al cliente, compras, marketing, gestión de la cadena de suministro, inteligencia de negocio e informes. A diferencia de otros sistemas antiguos, Microsoft Dynamics 365 Central Business se caracteriza por su escalabilidad, y por la recopilación y análisis de datos en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar las mejores decisiones.

Principales funcionalidades que necesitan las pymes

Aunque cada empresa requiere unas soluciones específicas en función de sus necesidades, hay módulos que coinciden en la mayoría de estos negocios:

Facturación

Con este módulo se automatiza los trámites relacionados con los recibos y se lleva un control tanto de la emisión como de la recepción de las facturas. Este módulo se conecta con el módulo de contabilidad.

Contabilidad

Este módulo es especialmente necesario para aquellas empresas que tienen que llevar los libros contables al día y presentar impuestos de manera telemática ante la Agencia Tributaria. Se generan informes para conocer las cuentas financieras.

Compras

Esta funcionalidad permite mantener actualizados los procesos relacionados con las compras, como el aprovisionamiento de las materias primas en el caso de empresas fabricantes o la adquisición de productos. En la base de datos se mantiene actualizada la lista de proveedores a los que se les compran productos.

Ventas

Este módulo recoge todo lo relativo al proceso comercial: presupuestos, albaranes, seguimiento de pedidos, cierres de ejercicio; así como informes con las operaciones comerciales que se han llevado a cabo, para tener todos los datos al alcance y actualizados.

Inventario

Este módulo gestiona de manera automática la recepción de las existencias, así como su almacenamiento y salida. La compañía obtendrá una visión integral del inventario, al utilizar métodos de valoración de existencias, además de trasladar los artículos entre las ubicaciones y llevar un control de las cantidades disponibles.

Además, es posible realizar predicciones de reposiciones de existencias mediante las sugerencias que integra el sistema, basadas en la inteligencia de negocio.

Relación con los clientes

Un apartado especial es el de los clientes, porque en la actualidad es esencial mantener un contacto cercano y directo con los clientes, para conocer sus intereses, sus necesidades, y su percepción sobre la empresa. En un mercado tan competitivo, el factor diferenciador se encuentra en el vínculo que se establece entre la marca y el cliente. Cada vez es más obvio que compramos en función de la percepción que tenemos de la marca y en aquellos establecimientos con los que compartimos valores.

Con el módulo de clientes se pueden realizar estrategias de marketing, con la ventaja de poder segmentar los distintos perfiles de clientes y almacenar la información relativa a las interacciones entre los usuarios y el negocio. En concreto, con Microsoft Dynamics Nav se puede acceder a la información de los clientes y proveedores en tiempo real; observar los clientes potenciales y realizar los seguimientos e interacciones necesarias.

Con este módulo las empresas tienen capacidad para ofrecer a cada cliente lo que necesita, optimizando los ingresos y manteniendo una visión general de los contratos, para poder determinar los descuentos, fechas o disponibilidad.

En qué se fijan las pymes para elegir un ERP

A la hora de elegir un ERP, hay aspectos que las pequeñas y medianas empresas tienen en cuenta:

  • Aumento de la productividad. Con la automatización de procesos se consigue eliminar la reiteración de tareas. De esta manera, se disminuyen aquellas tareas que aportan menos valor a la empresa, y se priorizan las de mayor valor.
  • Centralización de la información. Los datos son muy valiosos para las empresas, por ello, es una de las características en las que más se fijan a la hora de contratar un software. Las compañías buscan obtener información de los distintos departamentos en tiempo real y que esta información esté centralizada, para poder acceder a ella desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
  • Facilidad de uso. Se busca la simplicidad,  diseños que sean intuitivos y fáciles de usar.
  • Disminución de costes en tiempo y recursos. Una de las principales ventajas de los software como Dynamics 365 es su capacidad para disminuir costes, tanto en términos de tiempo como de recursos. Esto se consigue con la automatización e integración de procesos.

Con todas estas ventajas, seguir realizando las gestiones de manera manual conlleva una pérdida de tiempo y de productividad, a la par que se multiplican las posibilidades de error. Es momento de dar el paso hacia la digitalización, y para que la elección sea acertada, es esencial contar con el asesoramiento de una consultora especializada en ERP.

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