La importancia de la metodología en la implantación de proyectos

Durante los años que hemos estado ejecutando proyectos de implantación de ERP tanto en Emiral con en diversas empresas consultoras del sector, somos expertos en implantar ERP Sage X3 y Dynamics, y un término que se grababa en la mente de todos es el de metodología.

Por qué es importante la metodología

El software Enterprise Resources Planning (ERP) es el más utilizado en las empresas, debido a sus importantes ventajas en la digitalización y la automatización de procesos empresariales en áreas como logística, finanzas, compras, producción, almacén, etc. Sin embargo, su implantación es un proceso complejo, que requiere de altos conocimientos, experiencia y, sobre todo, elegir la metodología más adecuada para cada proyecto concreto.

Diferentes tipos de metodologías

Encontramos muchas metodologías diferentes, si bien, con varios conceptos comunes entre todas ellas:

• Planificación del proyecto
• Análisis del proceso
• Configuración
• Formación
• Pruebas/migración
• Puesta en marcha/arranque

Estas características comunes se traducen en diferentes formas de llevarlas a cabo, apareciendo conceptos como:

ASAP (acrónimo de Accelerated SAP)

ASAP responde al acrónimo Accelerated SAP. Es una metodología que ha desarrollado SAP para sus productos de software. El objetivo de esta metodología es estandarizar las actividades del proyecto para la implementación de los diferentes módulos de este software. Se compone de cinco fases:

• Preparación del proyecto: en esta fase inicial, el principal objetivo es conocer al cliente, su situación actual, el alcance del proyecto, los requerimientos, distribución de responsabilidades y el plan estratégico.
• Diseño de implementación (BluePrint): En esta etapa se aborda el diseño de la solución.
• Realización: se inicia el proceso de configuración, tras realizar previamente pruebas con los prototipos, para realizar los ajustes que sean necesarios.
• Preparación final: en esta fase se revisa que el  sistema esté funcionando correctamente. En caso de errores, estos se podrán solventar con menor complicación si los posibles imprevistos ya están recogidos en el plan.
• Producción y soporte: en esta última fase se imparte formación a los profesionales de la compañía que van a trabajar a diario con la solución implantada. En la fase de arranque reciben ayuda, y posteriormente, se ejecutan tareas de mantenimiento para comprobar que el funcionamiento es correcto.

AIM (Applications Implementation Methodology)

Oracle utiliza AIM (Metodología de Implementación de Aplicaciones) para administrar sus proyectos de implementación de ERP. Consta de las siguientes fases, como se recogen en la web oficial de Oracle:

• Definición: es la fase de definición y planificación del proyecto. Se revisan los objetivos comerciales que tiene la organización y se valora su viabilidad, teniendo en cuenta el tiempo de ejecución, los recursos con los que se cuenta y el presupuesto.
• Análisis de operaciones: en esta fase el equipo de proyecto desarrolla escenarios de requisitos comerciales basados en el plan que se ha definido en la primera etapa. Se evalúa el nivel de ajuste entre los requisitos comerciales y las funcionalidades de la aplicación; y se desarrollan soluciones.
• Diseño de soluciones: se diseñan distintas soluciones para cumplir con los requisitos comerciales. Posteriormente, el equipo del proyecto elige las más óptimas.
• Construir: se materializan los diseños elegidos en la fase anterior y se realizan pruebas para garantizar que las soluciones desarrolladas cumplen con los requisitos marcados por la compañía.
• Transición: es la fase de implementación de la solución en la compañía. El equipo de proyecto forma a los empleados y el equipo técnico configura el entorno de producción y transforma los datos. Los profesionales que trabajan en la empresa ya pueden utilizar la solución.
• Producción: es la fase en la que la consultora tecnológica encargada de la implementación comienza a dar soporte, al tiempo que realiza mejoras y comienza con las mediciones del rendimiento de la solución.

SureStep

SureStep es una metodología que se utiliza en proyectos Microsoft para la implementación de proyectos de Dynamics ERP y CRM. Las fases que componen esta metodología son las siguientes:

• Diagnóstico: es la fase inicial, todavía en el momento de la venta, donde se realiza la evaluación de procesos de negocio y requerimientos. El objetivo es presentarle al cliente el plan, que incluya tiempos de ejecución y costes, que mejor se adapta a sus necesidades.
• Análisis: una vez aprobado el plan, en esta fase se revisan los procesos para aclarar cualquier incertidumbre sobre los requerimientos y la planificación del trabajo que se va a llevar a cabo.
• Diseño: se define cómo se van a llevar a cabo los procesos que se han acordado en la etapa anterior (configuraciones, integraciones, estrategia de migración de datos, etc.).
• Desarrollo: es la etapa en la que se desarrolla la solución y se entrega un prototipo al cliente.
• Deployment: fase dedicada a la formación de los empleados, la realización de pruebas y la aprobación definitiva de la solución.
• Operaciones: etapa de transición hacia la implantación y el soporte de mantenimiento.

Agile

La metodología Agile aglutina diferentes modelos que pretenden no ceñirse a un producto o proveedor. Este tipo de metodología ágil, pretende tener conocimiento y flexibilidad a la hora de afrontar cambios en los diferentes momentos de la implementación, en este se pueden englobar:

• SCRUM
• Kanban
• Extreme Programming XP

La ventaja de esta metodología se encuentra en el tiempo de ejecución, es decir, no realiza todo el proceso en un mismo paso, sino que se van cumpliendo objetivos en cortos plazos de tiempo (se conoce como sprint). De esta manera, el cliente está involucrado en el proyecto y se pueden realizar cambios a tiempo real. Al finalizar cada sprint, se analizan los resultados y se introducen las mejoras que sean necesarias.

Qué es la gestión de expectativas

De todas estas metodologías se pueden encontrar multitud de libros, documentos y casos de éxito, pero a la hora de decidir la más adecuada entra en juego un concepto que muchas veces pasa desapercibido y que en la mayoría de ocasiones es la clave del éxito de la correcta implantación de proyecto, esta no es otra que la gestión de expectativas.

Hay que involucrar desde el primer momento a todos los interesados en el proyecto y hacer partícipe al resto de personas (operarios, directores…) y con ellos aclarar los alcances definidos en el proyecto y lo que se puede y no se puede abordar. Suele ser habitual que a la hora de hacer pruebas conjuntas o presentaciones de alcance de desarrollos se compruebe que no es lo que esperaba previamente, o no cubre las necesidades. Por este motivo es importante que no solo los implantadores estén trabajando con estas expectativas, sino que debe ser un traslado del proyecto de manera más o menos periódica de las personas (jefes de proyecto/equipo de la empresa) a la compañía.

En la mayoría de ocasiones, si se presentan soluciones que satisfacen a todas las partes, generamos confianza en el proyecto e involucración para sacarlo adelante. Esto es especialmente importante en los momentos de mayor incertidumbre en la implantación.

Esta es la base que hemos utilizado en Emiral como eje en las implantaciones: definir claramente lo que vamos a cubrir y no en cada momento, y abordarlo cuando tenemos la confianza de que es lo mejor para el proyecto.