La solución de Invoice capture nos permite la automatización de facturas de proveedores, desde su recepción hasta el pago. Esta automatización puede reducir de manera significativa el trabajo manual, minimizar errores, mejorar la eficiencia y fortalecer el control financiero en toda la organización. Vamos a repasar los beneficios, los pasos para su instalación y su funcionamiento.
Beneficios
- Automatización de facturas de principio a fin – Las facturas validadas se envían a través de flujos de trabajo predefinidos para su aprobación. Esto generalmente implica varios niveles de autorización, según el importe de la factura, el proveedor u otros criterios que queramos definir.
- Control de gastos – Al ser un proceso centralizado, el control que tenemos sobre todos los gastos es mayor. Los datos se validan con órdenes de compra, contratos u otros documentos internos para garantizar su exactitud.
- OCR – Las facturas se reciben a través de varios canales (correo electrónico, EDI, papel, Sharepoint, Onedrive) y se capturan automáticamente mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) utilizando la tecnología de AI builder (Power Platform)
- Integración con el ERP – Las facturas aprobadas se registran automáticamente en el sistema ERP de la organización para su procesamiento y pago. Esta integración asegura una transferencia de datos fluida y actualizaciones en todos los sistemas financieros. Cabe destacar que la integración con D365 Finance & Operations ya está predefinida por Microsoft y su configuración es muy sencilla.
Instalación
En la versión 10.0.38 de Dynamics 365 F&O se incorporó el icono de Invoice Capture en la página de inicio. Se requieren una serie de requisitos previos antes de instalar la herramienta:
- La función de invoice capture debe de estar habilitada.
- Se debe crear un entorno de Power Platform.
- La entidad de Finance and Operations debe estar instalada en el entorno de Power Platform.
- Invoice capture es compatible con la versión 10.0.33 y posteriores.
Si se cumplen los prerrequisitos y la función de invoice capture está habilitada, la ruta Proveedores>Configurar>Invoice Capture será visible.
Antes de la instalación de Invoice Capture, se debe completar la configuración:
✓ En “Entidades Jurídicas sincronizadas” decidiremos que entidades queremos incorporar.
✓ Decidiremos si el archivo adjunto se enviará junto con la factura desde Invoice Capture.
✓ Mantendremos el mapeo entre el tipo de factura en Invoice Capture y el marco de facturas para crearlas en D365 F&O. En la versión actual se admiten las siguientes opciones:
Finalmente, solo quedaría instalar la solución y lo haremos desde AppSource, buscando por Invoice Capture.
Iniciaremos sesión y seleccionaremos Free Trial. El sistema navegará automáticamente al administrador de Power Platform dentro del mismo tenant. Los usuarios podrán elegir el entorno.
El sistema instalará la solución en segundo plano. Una vez completado, la solución aparecerá en tu entorno en Power Apps.
Deberás ir a configuración del sistema>Administrar entidades legales y administrar proveedores para sincronizar ambas desde Dynamics 365 F&O.
Funcionamiento
- El vendor envía su factura por email o la sube a un repositorio como sharepoint o Onedrive.
- La factura es automáticamente enviada a la solución de Invoice Capture.
- El estado de la factura cambiará automáticamente a medida que la factura pasa el proceso de aprobación.
- La factura llega a D365 F&O y se encuentra en ‘Lista de facturas pendientes de proveedor’.
- En la lista de facturas pendientes pasará el siguiente proceso:
- La factura se machea con el pedido de compra y el albarán (si lo tuviera).
- Si existe un flujo de aprobación, la factura deberá pasar por dicho flujo y será aprobada o rechazada. Si no existe flujo, se puede configurar para que la factura se registre automáticamente.
- La factura se registra y está lista para pagar
Os dejamos el enlace a la documentación oficial de Microsoft para obtener más información.
Instalar la solución Invoice Capture – Finance | Dynamics 365 | Microsoft Learn
