Dynamics 365: Gestión de gastos y Power BI

 En Dynamics 365, PowerBI

En entradas anteriores hemos contado novedades de la gestión de gastos en Dynamics 365 for Finance and Operations desde el punto de vista del empleado y desde el punto de vista del gerente.

Hoy veremos algunas novedades desde el punto de vista de las necesidades que la dirección de la organización tiene de un control a más alto nivel, ya sea presupuestario, de optimización de procesos, o meramente informativo. En este punto aparece el concepto de Business Intelligence (BI) y para que encaje con Dynamics como un mecanismo de precisión, Microsoft genera el contenido de información con Power BI.

Los informes de Power BI dan a los gerentes y supervisores la herramienta perfecta para el control de sus gastos presupuestados. Además de poder visualizar las tendencias y tener una idea general de la evolución presupuestaria, estos informes se encargan de mostrar las excepciones y los valores atípicos, fundamentales para la comprensión de la situación y la planificación de acciones correctivas dado el caso.

Así, los casos concretos que necesitan atención no quedan ahogados por la generalidad y los gerentes pueden dedicar sus esfuerzos a mejorar esos casos puntuales sin tener que dedicar recursos a encontrarlos o, lo que sería peor, darlos por perdidos porque el esfuerzo de localizarlos anularía los beneficios de corregirlos.

Los informes permiten también comprender la estacionalidad de los gastos por categorías o departamentos, permitiendo una mejor predicción de los desajustes entre los gastos presupuestados y los reales a lo largo del tiempo. Este conocimiento de la estacionalidad de los gastos hace posible predecir y controlar las tendencias no lineales de gastos antes de que planteen un problema.

Como forma de ahorro, el conocimiento de la estacionalidad y las tendencias de gasto en cada ámbito de la organización hacen posible negociar mejores contratos con los proveedores de materiales y servicios recurrentes. Otro beneficio de este conocimiento es la mejora en la capacidad de coordinación de todo el proceso del gasto, eliminando retrasos innecesarios.

El conocimiento adquirido mediante los informes ayudará a los gerentes a entender los patrones de los gastos y mejorar la realización de futuros presupuestos.

Desde el punto de vista técnico, los informes y la instrumentación está integrada dentro de Power BI, de manera que los gerentes podrán gestionar de forma proactiva sus líneas de gastos. También podrán generar sus propios informes y KPIs (indicadores clave de rendimiento) sin necesidad de ayuda del departamento de informática, disponiendo así en todo momento de la información que más les facilita su labor.

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