Cuando llegan las vacaciones es inevitable que las empresas experimenten una bajada de la productividad porque las mismas labores se tienen que llevar a cabo con menos personal. Los mayores inconvenientes se suelen encontrar en la parte administrativa y contable, con el retraso en la emisión y recepción de facturas; así como en la parte de almacén. En resumen, podemos identificar cuatro problemas a los que se enfrentan las empresas que no disponen de la automatización de procesos a través de un erp, a su vuelta del parón estival.
Gestión de las mercancías en el almacén
Es normal que la actividad que tiene un almacén durante el año se vea afectada en las vacaciones, ya no solo por la reducción del personal (normalmente se contrata personal para suplir las ausencias) sino también por el aumento o reducción en la compra de mercancía, dependiendo del sector. Estos cambios conllevan un desajuste en aquellas empresas que realizan la gestión del almacén de manera manual. Sin embargo, la automatización permite tener toda la información de las entradas y salidas, así como el control del stock y gestión en función de la demanda. Del mismo modo, ante la rotura de stock, el proceso no se detiene a la espera de que el profesional encargado solicite la entrada de nueva mercancía.
El etiquetado de la mercancía para tener perfectamente localizados todos los productos es un valor de las empresas que cuentan con un erp, como la solución Warehouse Management System (WMS) . Sobre todo a la hora de contratar a nuevo personal, para facilitarles su labor sin necesidad de formación previa.
Gestión contable
Una de las gestiones que requiere mayor atención es la contabilidad, para evitar pérdidas de facturas y llevar todas las cuentas al día.
La previsión de ingresos y gastos es fundamental para garantizar la salud financiera, como también es esencial tener controlados todos los movimientos financieros. Precisamente la automatización garantiza que a la vuelta de las vacaciones todo esté actualizado, con las facturas recibidas y emitidas al día, evitando problemas con Hacienda y con los proveedores y clientes. En definitiva, se elimina el riesgo de perder alguna factura ante el aluvión de emails pendientes de lectura.
Saturación de documentación a enviar y recibir por email
Enfrentarse a un aluvión de emails sin leer, esa es la pesadilla de todos los profesionales que utilizan el correo electrónico en su actividad laboral. Supone invertir mucho tiempo hasta leer y responder a todos los correos. Un tiempo que se acortaría con un ERP, que permita la gestión integral de los correos electrónicos.
Los principales beneficios de la automatización del correo electrónico son:
- Optimización. Mejora en los tiempos de gestión.
- Se simplifica la generación, el almacenamiento y el envío de documentos a través del email.
- Pueden agruparse varios documentos por envío para reducir el número de emails que se envían.
- Recepción del email. Se notifica que el email ha llegado correctamente y que el destinatario lo ha recibido.
Esta optimización de la gestión documental puede integrarse en Sage X3 y en Dynamics AX.
Trazabilidad
En aquellos sectores donde se fabrican productos es esencial, en todas las épocas del año, mantener un control sobre todo el proceso, para poder detectar y localizar cualquier incidencia que obligue a parar la producción.
En este tipo de empresas solo hay dos opciones: contratar personal para el verano o bien implantar un erp para garantizar la trazabilidad, notificando en tiempo real cualquier incidencia.
Estos son cuatro de los principales problemas a los que tienen que hacer frente las empresas con la llegada de vacaciones. Riesgos que se minimizan al máximo con la implantación de un ERP.
