Hoy en día, la automatización es casi una necesidad si quieres hacer las cosas más rápido y sin errores. Si usas Microsoft Dynamics 365 Business Central, sabes lo potente que es, pero ¿qué pasaría si pudieras hacer todo aún más fácil?
En este blog te vamos a enseñar cómo configurar un formulario en Microsoft Forms que, a través de Power Automate, se conecte directamente a Business Central para crear clientes de forma automática. Esto no solo te ahorrará tiempo, sino que también eliminará errores que pueden ocurrir al ingresar los datos manualmente.
Si quieres saber cómo simplificar este proceso, ¡sigue leyendo y te mostraremos paso a paso cómo hacerlo!
En primer lugar, vamos a crear un formulario de Forms con los datos que después mandaremos a Business central. Para este ejemplo cogeremos los más relevantes, recuerda que puedes incluir todos los registros que quieres que se completen en Business Central.
Recuerda establecer en la configuración del formulario que cualquier persona pueda responder al mismo, especialmente si va a ser algo externo.
Una vez tenemos el formulario, nos dirigiremos a make.powerautomate.com para empezar con nuestro flujo.
Vamos a seleccionar un flujo automatizado, ya que se este se pondrá en marcha cada vez que completen nuestro formulario. Seleccionaremos la opción: Cuando se envía una respuesta nueva.
En el Id. De formulario, seleccionaremos el que hemos creado y añadiremos un nuevo paso: obtener los detalles de la respuesta.
Aquí volveremos a completar el id. De formulario y seleccionaremos el Id. De respuesta. De esta forma, cuando completen el formulario, obtendremos todos los detalles.
Si tuvieras algún aprobador, también se puede indicar en el flujo para que esto se apruebe antes de ingresar en el sistema. No obstante, para este ejemplo sencillo, lo dejaremos así.
Ahora añadiremos otro paso, que será creación de un registro en Business Central.
Tendremos que completar los datos de nuestro entorno, nuestra empresa, la categoría API y el nombre de la tabla.
En parámetros avanzados, vamos a seleccionar los campos que necesitamos en este caso.
Iremos mapeando nuestros campos con los que tenemos en el formulario. Una vez hecho, solo tendremos que guardar nuestro nuevo flujo, que ya estará listo para probar.
Completamos nuestro formulario y enviamos.
Desde nuestro flujo podemos comprobar que ha funcionado correctamente. Vamos a comprobarlo en Business Central.
Nuestro cliente estará creado con los detalles que nosotros hayamos solicitado en nuestro form.
¡Y eso es todo! Como ves, automatizar la creación de clientes en Business Central a través de un formulario de Microsoft Forms y Power Automate es un proceso sencillo que no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores al ingresar datos manualmente. Con esta integración, puedes mejorar la eficiencia de tu equipo y mantener los datos actualizados de forma automática, todo con muy poco esfuerzo.
Recuerda que este es solo un ejemplo básico. Puedes personalizar aún más este flujo para adaptarlo a tus necesidades específicas, como añadir aprobaciones, otros campos o incluso integrarlo con otros sistemas. Las posibilidades son prácticamente infinitas.
