Cómo optimizar el envío de documentos a través del correo electrónico mediante un ERP

 En Desarrollo, Dynamics

En el ámbito laboral los correos electrónicos se han convertido en la herramienta clave para mantener la comunicación tanto a nivel interno, con compañeros, como a nivel externo con clientes y proveedores. Nos pasamos gran parte de la jornada laboral leyendo emails y enviando documentación, como facturas, albaranes o pedidos de compra, entre otros. Seguro que en más de una ocasión te has encontrado ante la ardua y poco productiva tarea de tener que enviar documentos a terceros, lo que implica una primera fase de recopilación de la documentación, que no siempre está al alcance. Para facilitar esta labor nuestra consultora tecnológica ha desarrollado una solución para la gestión integral del correo electrónico mediante un ERP, en el que se centralizan el envío de correos.

Beneficios de la gestión integral del correo electrónico

Los principales beneficios de la implantación de este ERP para la gestión integral del correo electrónico, especialmente para aquellas compañías con un alto volumen de transacciones, se resumen en la simplificación de tareas y la mejora en los tiempos de gestión.

  • Simplificación de la generación, el almacenamiento y el envío de notificaciones a través del correo electrónico. Todo ello desde la herramienta con la que se gestiona el resto del negocio. De esta manera se consigue reducir el número de correos electrónicos enviados, agrupando varios documentos por envío.
  • Mejorar los tiempos en el proceso de gestión de correos con documentación, al disponer de un sistema automatizado.
  • Con esta herramienta se generan documentos en pdf, que se pueden archivar y están siempre al alcance para enviarlos por correo electrónico.
  • Plantillas personalizadas. Este sistema de gestión de correos permite personalizar mediante plantillas el diseño de los emails. El sistema rellena automáticamente el asunto y la información del cuerpo del mensaje. También es posible enviar el email en distintos idiomas.
  • Informes de uso. Se puede obtener desde un informe general a un informe específico para analizar la gestión de la comunicación de los distintos departamentos de la compañía.

En la siguiente infografía se aprecia cómo funciona esta solución de gestión documental:

Emiral-gestion-documental

 

Destinatarios de correos

Esta herramienta permite configurar las transacciones (facturas, albaranes y pedidos de compra) de modo que en el momento del envío los documentos se generan de manera automática. Además, para cada tipo de documento puede indicarse los destinatarios concretos.

Otra de las preocupaciones de las compañías que operan con gran volumen de datos de clientes, en muchos casos protegidos, es mantener la seguridad en el envío de la documentación a través del email. Pero con esta solución tecnológica la protección está garantizada.

Estas son las opciones que se pueden desarrollar de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa:

  • Adjuntar documentos
  • Agrupar documentos en un email
  • Auto pool
  • Envío automático
  • Impresora
  • Acuse de lectura
  • Acuse de recibo
  • Certificado
  • Múltiples remitentes
  • Múltiples cuentas de correo
  • Plantillas personalizadas (multi-idioma)
  • Previsualización de envíos

Acceso rápido y sencillo a la información del cliente

Esta solución es configurable para archivar todos los documentos generados en el sistema de ficheros siguiendo la estructura que se considere más adecuada para cada tipo de negocio. De esta manera, cada cliente dispone de toda la documentación relativa a facturas en directorios, clasificados por diversos criterios, entre los que se encuentran nombre del cliente, año de inicio de la relación laboral y cualquier otro aspecto que la compañía considere relevante.

Otro aspecto importante es que la clasificación y el archivo de documentos se estructuran de una manera orgánica y dinámica, proceso que simplifica la realización de copias de seguridad y el mantenimiento de documentos.

Si el envío de documentos por correo electrónico supone un problema para tu empresa, no dudes en contactar con nosotros para informarte acerca de nuestra solución personalizada.

 

Una solución para clientes de Microsoft Dynamics AX

Esta solución de gestión de correo electrónico se implanta en el ERP de Microsoft Dynamics AX, por lo que en todas aquellas compañías que ya tengan implantado este sistema de integración de operaciones empresariales, el proceso es más rápido y sencillo.

Al tratarse de una solución desarrollada por Emiral, el equipo está ampliando esta solución para su implementación también en Sage X3.

Es la solución ideal para aquellas compañías que tienen que enviar un alto volumen de documentación a través del email. Es una solución eficaz y segura para mantener todo organizado.

 

¿Quieres implantar un ERP como Microsoft Dynamics o Sage X3 en tu empresa? ¡Nosotros te ayudamos!

 

En Emiral sabemos cuánto vale tu empresa, ya sea pequeña, mediana o grande. Por ello, queremos ofrecerte las mejores soluciones de gestión ERP para que tu negocio siga creciendo.

 

Esmeralda Gómez

Periodista y experta en comunicación y reputación corporativa desde hace más de una década. Me entusiasma construir marcas desde cero, crear historias y comunicar. Siempre tengo tiempo para una buena conversación y un buen libro.

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