En la actualidad, disponer de herramientas de reporting y analíticas es fundamental para los responsables de la toma de decisiones en las empresas. Por esta razón, observamos que una de las principales inversiones de Microsoft en el ámbito de las aplicaciones de negocio se enfoca en esa área. Business Performance Planning (BPP) es una nueva herramienta que tendremos disponible solo con la licencia de Dynamics 365 Finance Premium, y que es de gran utilidad para realizar y optimizar las tareas de previsión, planificación y análisis financiero.
No se trata solo de una herramienta exclusivamente financiera; también es útil para analizar otros aspectos del negocio, como identificar qué clientes compran más, a qué proveedores se les hace más pedidos, y conocer los tiempos de cobro y pago.
En la sección de Recursos Humanos, por ejemplo, se puede observar qué puestos tienen mayor rotación y cuál es el costo del personal por departamento, entre otros datos relevantes.
Además, permite realizar simulaciones de presupuestos y evaluar escenarios de «qué pasaría si», como por ejemplo, qué ocurriría si ciertos clientes no pagaran a tiempo, cómo afectaría eso al flujo de efectivo y si se podrían afrontar las obligaciones de pago. También se pueden proyectar escenarios optimistas y pesimistas para una planificación más estratégica.
Mediante herramientas ya familiares como son Power Bi y Microsoft Excel, vamos a poder planificar y crear escenarios hipotéticos conectando los datos casi a tiempo real. De esta forma, eliminaremos procesos manuales y lograremos una mayor eficiencia en nuestro negocio.
Al explorar más a fondo esta aplicación de modelos desarrollada por Microsoft, descubrimos que los datos están organizados en dimensiones y cubos. Para su correcto funcionamiento, también se añadirá la carga de datos reales.
Índice de contenidos
Dimensiones
Se pueden crear a partir de un Excel, manualmente o desde el propio entorno con dimensiones vinculadas.
Las dimensiones son los descriptores que definirán los datos reales. Las usaremos para dividir nuestros datos como más nos interese, por ejemplo, por producto, por unidad de negocio o tiempo. Es importante destacar que estas dimensiones no tienen por qué ser las mismas que aparecen en nuestro ERP.
Las dimensiones pueden constar de una o más columnas, por ejemplo, una dimensión de tiempo puede contener nombre, año y mes. Todas las columnas que agreguemos se usarán en el análisis de transacciones para crear una estructura que nos permitirá desglosar la información por año y mes.
Cubos.
Son el conjunto de datos dimensionales y datos reales que se emplearán para el modelado y con objetivos analíticos. Cuando creamos un cubo, nos muestra las dimensiones disponibles que podemos seleccionar y asociar a cada cubo.
Carga de datos reales.
Los datos reales de los cubos consisten en valores numéricos que se pueden agregar y analizar. Estos datos se pueden cargar mediante un archivo de Excel o un flujo de datos, que luego se vinculará al cubo existente. Algunos ejemplos de datos que se pueden cargar incluyen facturas, costos de producción y salarios. Este sería un ejemplo:
Una vez realizada la carga de dimensiones, cubos y datos reales, pasaríamos directamente a Power BI. Business Performance Planning ya nos ofrece un conjunto de siete elementos visuales para crear nuestro informe dinámico:
Una vez que hemos creado nuestro informe, deberemos conectar Power BI con Dataverse para que el informe recoja automáticamente la información cargada en BPP.
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