Gestión de correo electrónico

AX Document Mailing es la solución de Emiral sobre Dynamics AX para optimizar la gestión del envío de documentación por correo electrónico a sus clientes y proveedores.

La solución se adapta a su negocio para simplificar la generación, el almacenamiento y el envío de notificaciones por correo electrónico de las transacciones con terceros. Todo desde la misma herramienta con la que gestiona el resto de su negocio.

El sistema de gestión de correo de Emiral provee una ayuda desde el momento de generación de la documentación hasta la recepción del acuse de lectura por parte de los destinatarios.

AX Document Mailing ofrece la opción de reducir el número de correos electrónicos emitidos agrupando varios documentos por envío.

Generación de documentos

Un solo clic de ratón es lo que el usuario necesita para indicar al sistema que la transacción con la que está trabajando genere un documento pdf, lo archive y lo prepare para ser enviado por correo electrónico.

Generación automática. La solución se puede configurar para trabajar con transacciones como facturas, albaranes o pedidos de compra. AX Document Mailing se encarga de generar la documentación asociada a la transacción.

Generación diferida. El flujo de trabajo del usuario es lo más importante para su productividad. AX Document Mailing difiere en el tiempo la generación de documentos, hasta el momento que el usuario considere más adecuado.

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Archivo documental

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AX Document Mailing, además de agilizar el envío de documentos por correo electrónico, es configurable para archivar todos los documentos generados en el sistema de ficheros siguiendo la estructura más adecuada para su negocio.

Dispondrá de todos los documentos de facturas en directorios por cliente, año y mes, o cualquier otro criterio relevante. El acceso desde el sistema de ficheros a los documentos asociados a una factura será tan sencillo como en Dynamics AX.

La clasificación y archivo de documentos en una estructura orgánica y dinámica simplifica, asimismo, la realización de copias de seguridad y el mantenimiento de los documentos.

Destinatarios de correos

Obtenga un control sencillo y ágil de los destinatarios de los mensajes. Con AX Document Mailing se puede definir qué destinatarios deben recibir cada correo.

Tipo de documento. Para cada tipo de documento pueden indicarse destinatarios. Por ejemplo, que las facturas tengan en copia oculta al encargado general de facturación de su compañía.

Cliente o proveedor. Para cada cliente o proveedor pueden indicarse destinatarios para cada tipo de mensaje. Por ejemplo, que las facturas de un cliente tengan en copia al gerente de la cuenta.

Mensajes concretos. Desde el propio pool de mensajes preparados para el envío se pueden cambiar los destinatarios si es necesario el “ajuste fino”.

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Opciones para cada caso

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Agrupar

Solo un correo por tema y destinatarios

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Adjuntar

Si desea más documentos asociados al mensaje

join-pdfs

Unir PDFs

Si prefiere todos los documentos unidos en uno

Plantillas personalizadas

AX Document Mailing extiende el sistema de plantillas de correo electrónico HTML de Dynamics AX. El aspecto y la funcionalidad ahora se adapta a las necesidades de comunicación de su compañía.

Contenido. Sólo tiene que diseñar el aspecto que desea. El sistema rellena el asunto y la información del cuerpo del mensaje.

Idiomas. Los mensajes de correo se envían en el idioma del cliente o proveedor, o si no está definido, en el idioma por defecto.

Remitentes. La configuración remitentes distintos para cada tipo de documento. Por ejemplo, las facturas y los pedidos de compra pueden compartir aspecto y diferir en el remitente.

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Informes de uso

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El módulo de informes de Dynamics AX aporta una gran flexibilidad en la generación de informes. Esa capacidad está disponible también en la solución de gestión de correo electrónico.

Puede obtener desde un informe general del uso de AX Document Mailing a un informe específico para observar y analizar la gestión de comunicación de los departamentos de su empresa. Toda la información está almacenada para trabajar con ella en el nivel de granularidad que necesite.